Bonjour aux bénévoles pour les locations 2022 !
Vous avez fait part de votre envie de donner un coup de main à l’organisation des locations pour cette année et le CKC Auray vous remercie grandement.
Vous allez trouver ci-dessous les informations principales concernant l’organisation mise en place et votre job. Ce document ne se veut pas exhaustif. Il est votre base d’informations
Petit lexique :
· Référent : celui qui gère les demandes de réservation, les place sur un planning et répond au client. Il a été formé sur tous les aspects de la location et saura compléter votre formation si nécessaire
· Bénévole location : adhérent du club apportant sa contribution à la bonne pratique des locations estivales. Il peut restreindre ou augmenter son implication en fonction des ses envies ou compétences (noté optionnel dans la suite)
Les dates à retenir en 2022 :
- Campagne officiellement ouverte du 4 juin au 30 août
- Néanmoins, le club répondra à des demandes ponctuelles dès le mois de mai. Nous pourrons être amenés à vous solliciter dans ces cas là
- Permanence, c’est à dire présence d’au moins un référent du 01 juillet au 31 août inclus avec le moniteur, Clément (juillet et août), Alexandre (juillet) et Kyliann (août)
- Les référents seront Alain Wiart, Dominique Robineau, Marc Barraud et Patrice Jodrillat
Pour ceux qui n’ont jamais pratiqué :
Rassurez-vous ! Au moins un référent sera là pour vous accompagner. Vous pouvez commencer à vous imprégner de ce qui est écrit plus bas ainsi que des documents joints. Une mise à niveau, si elle est nécessaire, sera effectuée au cours de vos premières permanences.
L’organisation :
- Les demandes de réservation des clients se font à partir d’un formulaire accessible depuis le site du club sur la page « Location ». On espère qu’une bonne partie des demandes se fera par ce biais et limitera celles faites par téléphone et par mail.
- N’hésitez pas à tester ce formulaire jusqu’à la fin du mois de mai en indiquant vos informations personnelles exactes, c’est à dire vos mail et téléphone personnels de manière à recevoir les courriers adressés aux clients (accusé de réception et confirmation de location notamment)
- Le téléphone 06 43 75 50 20 reste présent dans notre communication ainsi qu’une adresse mail dédiée, à savoir : location@kayakauray.fr
- Les référents seront les seuls à confirmer les demandes de réservation à l’aide d’un planning partagé entre eux
- Un référent sera programmé pour être présent chaque jour de permanence et sera à même de faire les piqûres de rappel nécessaires
Vos tâches principales :
- L’aide à la mise en place le matin un peu avant 9h et à la fermeture après 18h (remorques, bateaux, gilets)
- L’accueil et l’équipement des navigants en bateaux, pagaies, gilets, bidons, sacs étanches et cartes
- (Optionnel) Le contrat de location papier à remplir par le représentant des groupes de navigants et à compléter par vous-même (télécharger)
- (Optionnel) L’aide à la saisie en ligne, extrêmement simple, des informations demandées par la FFCK avant l’embarquement d’une licence 1 jour qui fait office d’assurance. 1 carte est obligatoire pour chaque navigant petit ou grand
- L’aide au portage des bateaux vers la cale et/ou le ponton (engager les clients à porter eux-mêmes leur matériel)
- L’explication des zones et des consignes de navigation à partir d’un panneau grand format fixé sur le mur à gauche du local
- (Optionnel) L’utilisation éventuelle par les bénévoles du terminal bancaire en cas de forte affluence, ce moyen de paiement étant à privilégier
Enregistrement de votre participation au bénévolat :
- Vous saisissez votre mot de passe adhérent
- Vous ouvrez le menu « Adhérents » et vous cliquez sur « Bénévolat location »
- Vous y retrouvez le ou les référents présents (juillet et août)
- Vous pouvez apprécier la charge du jour concerné en cliquant sur « Planning » qui vous renvoie au planning des réservations pour le jour désiré
- Un mode d’emploi simple y est intégré. Un marquage tricolore permet de mieux apprécier le besoin de votre présence le jour donné
- Vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire. Pour une question pratique de gestion des présences, il est préférable de respecter les plages horaires proposées, à savoir de 9h à 13h30 et de 13h30 à 18h
Les outils mis à disposition :
- Pour ceux qui le désirent, en plus de leur mission de base, des fiches complémentaires seront affichées au club pour :
- l’utilisation de la déclaration des navigants sur le site de la FFCK
- l’utilisation du terminal bancaire
- les consignes de bon remplissage du contrat de location
- Un outil informatique pour la saisie des navigants
- Un panneau de grande taille affichant la carte de navigation et les consignes de sortie du port
- Des cartes de navigation prêtées aux navigants (cliquer ici)
- Des flyers publicitaires (télécharger). Si certains se sentent d’en faire la distribution courant juin (campings, offices de tourisme, commerces, etc..), ils sont les bienvenus !
Nous espérons que ces informations vous seront utiles. N’hésitez pas à nous faire remonter vos interrogations et/ou suggestions à location@kayakauray.fr
Vous espérant nombreux et assidus
L’équipe location 2022